Estas son las herramientas gratuitas que permiten a los autónomos cumplir con la Ley de protección de datos

Estas son las herramientas gratuitas que permiten a los autónomos cumplir con la Ley de protección de datos

Así es como las empresas y autónomos pueden cumplir la LOPD gratis y proteger la información personal de sus clientes

Una cantidad creciente de pymes, seguramente agobiadas por las vicisitudes del día a día y por las incesantes obligaciones normativas, está buscando alternativasbaratasque les permitan cumplir las exigencias del RGPD europeo y la LOPDGDD española sin tener que gastar demasiado tiempo y dinero en ello.

Pero, ante este escenario, salta una pregunta ¿Se puede cumplir la ley deprotección de datos gratis, sin gastar ni un solo euro, gracias al uso de recursos gratuitos?

La respuesta essí, existe protección de datos gratuita para autónomos.Por ejemplo, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece herramientas para ayudar a los autónomos a cumplir con la normativa de protección de datos. Estas herramientas, comoFacilita RGPD, ayudan a los autónomos a implementar medidas para proteger los datos personales de sus clientes y cumplir con sus obligaciones legales. Además, existen otros recursos gratuitos que pueden ser útiles para autónomos en esta materia.

A continuación te ofrecemos una guía en la que encontrarás los que son, a nuestro juicio, los mejores recursos y herramientas para cumplir la ley de protección de datos gratis.

Documentación básica: textos legales, contratos y confidencialidad

Uno de los primeros pasos para adaptarse al RGPD escontar con los textos legales adecuados. Esto incluye políticas de privacidad, avisos legales y cláusulas de protección de datos para empleados, proveedores y formularios de contacto.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece herramientas de protección de datos gratuitas comoFacilita_RGPD, una herramienta online que genera estos documentos de forma automática para negocios con tratamientos de bajo riesgo. Además, en su web se pueden encontrarmodelos de cláusulas legalesadaptadas a distintos contextos, como contratos laborales, acuerdos con encargados del tratamiento y documentos de confidencialidad.

No obstante, estas herramientas gratuitas, en concretoFacilita_RGPD, no son válidas para tratamientos complejos o de alto riesgo, por ejemplo en sectores como salud o educación.

Para reforzar la seguridad, también se recomienda incorporarbuenas prácticas de confidencialidad interna, como limitar el acceso a datos sensibles, establecer roles y mantener una cultura de privacidad. La AEPD e INCIBE ofrecenguías gratuitasy recursos de formación para mejorar estas políticas.

LalegaltechAtico34también ofrece unaguía para autónomos sobre protección de datos, incluyendo información sobre el consentimiento, seguridad de los datos, derechos ARCO y plazos de conservación.

Cookies, formularios y consentimiento informado

Uno de los aspectos más visibles del cumplimiento en la web es la gestión de cookies y formularios. En este sentido, existen herramientas para cumplir la protección de datos gratis comoCookiebot(en su plan básico para sitios con menos de 100 páginas),Complianz(plugin para WordPress) o la solución open sourceTarteaucitron.js. Estas plataformas permiten obtener, gestionar y registrar el consentimiento de los usuarios de forma automatizada.

En cuanto a los formularios de contacto, suscripción o registro, soluciones comoGoogle Forms,JotformoTypeformpermiten añadir fácilmente una casilla de aceptación de la política de privacidad. Es importante que el consentimiento sea libre, informado y verificable. Todas estas plataformas ofrecenversiones gratuitassuficientes para la mayoría de pequeños negocios.

Protección en documentos, facturación y comunicaciones internas

Los datos personales no solo se tratan online: también se almacenan y gestionan en documentos como facturas, nóminas, contratos o correos electrónicos. Su protección también debe garantizarse.

Para el envío seguro de correos, existen soluciones comoGmailcon extensiones gratuitas comoFlowCrypto servicios dedicados comoProtonMail, que en su versión básica ya ofrecen cifrado punto a punto.

En lo que respecta a lafacturación electrónica, herramientas comoFacturaScripts(software libre) oHolded(con un plan gratuito básico) permiten emitir y almacenar documentos de forma segura.

La redacción de contratos también debe tener en cuenta la protección de datos. Para ello, la AEPD y varias asociaciones empresariales ofrecenmodelos adaptadospara incluir cláusulas informativas y de tratamiento de datos sin necesidad de asesoría externa.

Derechos de los usuarios, videovigilancia y registro de actividades

Toda empresa que trate datos personales debe estar preparada para responder a solicitudes de acceso, rectificación, supresión o limitación por parte de los usuarios. La AEPD pone a disposiciónmodelos gratuitosde respuesta para estos derechos (conocidos como ARSULIPO) yguías paso a pasopara su tramitación.

En cuanto al tratamiento mediante cámaras de seguridad, la ley exige informar de su existencia y uso. La AEPD ofrececarteles oficiales de videovigilancialistos para imprimir, así como una completaGuía sobre videovigilancia, que explica en qué casos es legal instalar cámaras, cómo limitar su alcance y qué obligaciones tiene el responsable.

Por último, las empresas deben llevar unRegistro de Actividades de Tratamiento(RAT), donde se detallen los tratamientos que realizan, su finalidad, base legal, cesiones, etc. Este registro puede elaborarse fácilmente utilizando plantillas en Excel disponibles en la AEPD o a través deFacilita_RGPD, que genera una versión adaptada a pequeños negocios.

¿Protección de datos gratis o de pago? ¿Es recomendable la ayuda de expertos?

Las herramientas gratuitas son un excelente punto de partida. Facilitan el cumplimiento básico de la normativa y permiten a muchas pequeñas empresas avanzar sin coste. Perono lo hacen todo.

Lo primero que hay que tener en cuenta es queestas herramientas no asesoran. Generan documentos estandarizados y ofrecen guías generales, pero no analizan casos concretos, no evalúan los riesgos reales ni adaptan las medidas a los procesos internos de cada empresa particular.

Por ejemplo, una política de privacidad generada por una app puede servir, pero, ¿refleja exactamente cómo se tratan los datos? ¿Se adapta a las cookies reales que utiliza la web? ¿Incluye todas las finalidades y bases legales adecuadas? Sin la revisión de expertos en protección de datos, es fácil pasar por alto detalles importantes.

Además, muchas veceslas herramientas requieren configuración o conocimientos previos. Algunos formularios necesitan saber cómo gestionar consentimientos, los banners de cookies deben integrarse correctamente en la web y los registros deben mantenerse actualizados. Sin alguien que te explique cómo hacerlo, es fácil equivocarse.

En resumen, si bien no es obligatorio contratar una empresa externa de protección de datos, sí es muy recomendable para garantizar el cumplimiento de la normativa y proteger los datos personales de forma eficaz. Si se busca una solución profesional para adaptarte al RGPD sin errores, entre las empresas de protección de datos mejor valoradas se encuentran Atico34, Datax o Áudea.