Hace 100 años, Ivy Lee descubrió una técnica para ser más productivo que hoy sigue funcionando: una lista de seis tareas

Hace 100 años, Ivy Lee descubrió una técnica para ser más productivo que hoy sigue funcionando: una lista de seis tareas

Las técnicas de productividad pueden ser tan complejas o tan sencillas como lo es la mente humana. Por eso, existen métodos de productividad en los que se planifica hasta el último detalle y otros, como el que ideó Ivy Lee hace casi 100 años, cuyo máximo argumento es la eficiencia y la sencillez.

El éxito del método creado por Ivy Lee se debe a tres razones principales. En primer lugar, obliga a continuar con las tareas hasta su finalización, lo que reduce la tendencia a dejar asuntos pendientes y a procrastinar las tareas. En segundo lugar, fuerza a establecer prioridades reales en las tareas, ayudando a distinguir lo urgente de lo importante. Y, por último, limita el número de tareas diarias, lo que facilita el compromiso con cada una de ellas y evita la sobrecarga.

Esta aparente simplicidad es, en realidad, su mayor fortaleza. No se necesita una enorme planificación ni dedicar más tiempo a estructurar tareas que a hacerlas. Basta con una hoja de papel y un bolígrafo. Pero bajo esta simplicidad subyace su verdadera importancia: establece límites que ayudan a no dispersarse y evitan la tentación de añadir más tareas de las que realmente se pueden abordar en un solo día.

Ivy Lee y el reto de Charles M. Schwab

Ivy Lee fue un publicista y consultor de productividad estadounidense, considerado el fundador de los actuales métodos de relaciones públicas. En 1918, Charles M. Schwab, uno de los hombres más ricos del mundo en aquellos años, y presidente de Bethlehem Steel, le pidió ayuda para mejorar la productividad de sus empleados. Schwab quería que su empresa fuera aún más eficiente y competitiva.

El acuerdo entre ambos fue sencillo: Lee se comprometió a analizar cómo trabajaban los empleados de Schwab y aportar algunas mejoras para que trabajaran de forma más eficiente. A cambio, Lee no cobraría nada por sus consejos al principio, y acordó con Schwab que pagaría lo que considerara justo tras comprobar los resultados. Tras llegar a ese acuerdo con el millonario, el consultor dijo: "Dame 15 minutos con cada uno de tus ejecutivos".

Semanas después, Schwab quedó tan impresionado con el incremento de productividad de sus empleados que entregó un cheque de 25.000 dólares en reconocimiento por el trabajo realizado. Hoy, esos 25.000 dólares equivaldrían a unos 516.000 dólares.

En qué consiste el método de Ivy Lee

El método de Ivy Lee es muy sencillo de implementar. Al final de cada jornada laboral, cada empleado de Schwab debía escribir una lista con solo seis tareas que debía completar al día siguiente. Estas tareas debían estar ordenadas por prioridad real, de modo que lo más importante y urgente ocupe los primeros lugares, seguido de lo importante y no urgente, para cerrar con solo lo urgente pero no importante.

A la mañana siguiente, la persona debía concentrarse únicamente en la primera tarea de la lista y no pasar a la siguiente hasta haberla terminado. Así, iría avanzando tarea por tarea, sin distracciones ni saltos entre actividades. Si alguna tarea quedaba sin completar, pasaba automáticamente a la lista del día siguiente, asegurando que ninguna de las tareas asignadas quedara sin resolver.

Como ves, el sistema ideado por Lee no parece gran cosa. Es fácil de implementar, no requiere un gran esfuerzo organizativo ni usar herramientas complejas. Sin embargo, bajo esta apariencia de sencillez hay un lobo con piel de cordero que oculta distintos trucos psicológicos que garantizan su éxito.

Las claves del éxito del método Ivy Lee

En primer lugar, su sencillez la hace muy flexible. Si surge cualquier imprevisto, la primera reacción debería ser intentar evitar que te distraiga de tu objetivo principal de terminar tu lista de tareas. Sin embargo, si es algo inaplazable, basta con pausarla, y retomarla en el mismo punto tan pronto como sea posible.

El tiempo que hayas consumido en solucionar ese imprevisto simplemente te impedirá completar las últimas tareas de la lista, por lo que, simplemente, pasan al día siguiente.

En realidad, seis es solo un número orientativo que puede variar en función de la naturaleza de las tareas. Tal y como indica James Clear, autor del best-seller 'Hábitos Atómicos', limitar el número de tareas diarias obliga a priorizar y "podar ideas", descartando lo accesorio y centrándose en lo esencial, en lo realmente importante. Tener demasiadas opciones puede inducir a un estado de parálisis por elección, por lo que limitar las opciones te obliga a comprometerte con esas seis elegidas y completarlas.

Otra de sus ventajas es que elimina la fricción de inicio al afrontar tareas. Al tener la lista hecha desde el día anterior, solo hay que ponerse manos a la obra. Esa eliminación de las barreras de inicio son un elixir para quienes tienen tendencia a la procrastinación ya que solo deben sentarse y ponerse a trabajar en la tarea que toca.

Su estrategia de progreso lineal evita la multitarea, uno de los principales enemigos de la productividad y fuente inagotable de fatiga mental, permitiendo un enfoque profundo en una sola actividad a la vez. Eso facilita la concentración y mejora la calidad de los trabajos realizados porque la atención no se dispersa, reduciendo la posibilidad de cometer fallos.

El hecho de tener como objetivo completar tareas, contribuye a mejorar la percepción del trabajo realizado y se obtiene una recompensa psicológica por haberlo logrado.

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Imagen | Pexels (Suzy Hazelwood, energepic.com)

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La noticia Hace 100 años, Ivy Lee descubrió una técnica para ser más productivo que hoy sigue funcionando: una lista de seis tareas fue publicada originalmente en Xataka por Rubén Andrés .